Prowadzenie firmy jest o wiele łatwiejsze, jeśli masz solidnych biznesowych partnerów. Nawet jednoosobowa działalność gospodarcza nie oznacza wcale, że wszystko musisz zrobić sam – w przypadku zagadnień wymagających specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, lepiej jest skorzystać z pomocy fachowców. Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na powierzenie księgowości biuru rachunkowemu. Jest to zrozumiałe: przepisy prawa podatkowego są dość zawiłe, ich interpretacja musi opierać się na solidnym wykształceniu i praktyce. Co więcej, przepisy te ulegają często modyfikacjom, co dla przedsiębiorcy niezwiązanego z branżą finansową jest dość problematyczne. Kiedy już więc zdecydujesz się na biuro rachunkowe, dobrze jest kierować się kilkoma zasadami, które pomogą wybrać odpowiedniego partnera.
Kompetencje pracowników
Uważasz, że założenie biura rachunkowego wymaga konkretnych kompetencji – dyplomu kierunkowych studiów wyższych, kilkuletniego doświadczenia? Niestety tak nie jest i w praktyce biuro rachunkowe może założyć ktokolwiek, nawet osoba mało kompetentna. Zdobywanie przez nią klientów opiera się wówczas głównie na bardzo atrakcyjnych stawkach. Jak nie popełnić błędu i nie związać się z nieodpowiednim partnerem biznesowym?
Pamiętaj, że masz prawo do informacji. Zapytaj o wykształcenie i doświadczenie zarówno właściciela biura, jak i poszczególnych pracowników (zwłaszcza tego, który będzie odpowiedzialny za twoją firmę). Najlepiej z działalnością biura rachunkowego koresponduje wykształcenie w obszarze ekonomii, finansów czy prawa podatkowego.
Doświadczenie w wybranej branży
Czy prowadzenie rachunkowości każdej firmy wygląda tak samo? Oczywiście nie. Najważniejsza różnica to pełna lub uproszczona księgowość (ta druga opcja dostępna jest wyłącznie dla wybranych firm, osiągających odpowiednio niskie przychody w skali roku, a więc korzystają z niej głównie jednoosobowe działalności gospodarcze i małe spółki cywilne czy partnerskie). Znaczenie ma również to, czy firma jest podatnikiem VAT i czy prowadzi eksport lub import usług w ramach UE lub poza nią.
Ale to jeszcze nie wszystko. Każda branża rządzi się nieco odmiennymi prawami. Schematy sprawdzające się w przypadku cukierni, niekoniecznie zadziałają dla kierowcy taksówki. Dopytaj więc, czy pracownicy biura zetknęli się już kiedyś z działalnością podobną do twojej i czy na pewno czują się na siłach zająć się twoją firmą.
Zakres i elastyczność oferty
Podstawowymi czynnościami wykonywanymi przez każde biuro rachunkowe, jest prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów oraz utrzymywanie dokumentacji w porządku, umożliwiającym szybki dostęp do wybranych dokumentów. Warto jednak wymagać od swojej księgowej nieco więcej.
Dowiedz się, czy biuro będzie cię wspierać w trakcie kontroli instytucji państwowych, czy jest w stanie doradzić w pewnych kwestiach (takich jak wzięcie sprzętu w leasing czy skorzystanie z funduszy europejskich). Jeśli zatrudniasz pracowników, dobrze jest wybrać biuro, które oferuje również obsługę kadrowo-płacową przedsiębiorstw.
Opinie i referencje
Deklaracje zawsze wyglądają wspaniale – ale skąd masz wiedzieć, że właściciel biura, reklamujący swoje usługi, nie mija się z prawdą? Na szczęście dziś dysponujemy potężnym narzędziem, jakim jest Internet.
Sprawdź opinie o biurze, wystawiane przez innych klientów. Jeśli któreś z nich są negatywne, doczytaj opis i skonfrontuj skargi innych klientów z właścicielem biura. Dobrą praktyką jest nawiązanie współpracy z firmą, która referencjami chwali się bezpośrednio na własnej stronie internetowej (tak jak tutaj: https://a-zrachunki.pl/). Masz wówczas pewność, że opinie, podpisane imieniem, nazwiskiem i nazwą firmy, są prawdziwe i można im zaufać.
Cennik ogólny i indywidualny
Cena usług księgowych nie powinna być podstawowym wyznacznikiem, ale to nie znaczy, że nie jest ona istotna. Porównaj ofertę biura z konkurencją tak pod kątem zakresu obsługi, jak i ceny.
Najczęściej rzetelne firmy podają ramowy cennik usług, który może podlegać indywidualnym modyfikacjom z uwagi na specyfikę obsługiwanego przedsiębiorstwa. Upewnij się, że adnotacja o każdej zmianie jest zawarta w umowie, aby potem nie musieć ponosić dodatkowych kosztów, których powstawania nie byłeś świadomy.
Wybór biura rachunkowego ma znaczenie. Na pewno warto przyjrzeć się ofertom co najmniej kilku firm, aby mieć możliwość wyboru najlepszej – takiej, która poza minimum, zapewni także bardzo przydatne opcje dodatkowe (od przyjazdu po dokumenty po możliwość prowadzenia wszystkich formalności online. Rzetelność partnerów biznesowych jest jednym z czynników sukcesu – nie zdawaj się więc na ślepy traf – posłuż się opiniami innych klientów i koniecznie dograj wszystkie szczegóły przed podpisaniem umowy.
Komentarze